De Kick-off voorbij: Hoe je voorkomt dat communicatie de ‘stille killer’ van je project wordt.
Een nieuw project start bijna altijd met een golf van enthousiasme. De neuzen staan dezelfde kant op, de energie is hoog en de communicatie verloopt organisch. Maar zodra de Kick-off achter de rug is en de eerste tegenvallers zich aandienen, treedt de wet van de remmende communicatie in. Wat begon als een soepele samenwerking, verandert al snel in een “vervelende hoofdzaak”. Hoe houd je de stakeholders betrokken als de eerste glans eraf is?
De kloof tussen doeners en denkers
Na enkele weken ontstaat er onvermijdelijk een kennisverschil. De mensen die dagelijks met de poten in de modder staan, zijn met de toekomst bezig. Voor hen voelt rapporteren over behaalde resultaten vaak als ‘administratieve rompslomp’. Ze zijn gericht op het doel, niet op het proces van informeren.
Hier ontstaan de eerste scheurtjes. Terwijl het projectteam vooruit rent, blijven opdrachtgevers en stakeholders achter met vragen. Als de communicatie stokt, daalt het vertrouwen en brokkelt het draagvlak af. Communicatie is tijdens de uitvoeringsfase geen ‘extraatje’, het is de lijm die het project bij elkaar houdt.
Het gevaar: Van ruis naar kostbare stagnatie
Wanneer communicatie wordt verwaarloosd, ontstaat er meer dan alleen onduidelijkheid. Er ontstaan onderhuidse spanningen. Teamleden voelen zich niet gehoord, stakeholders trekken zich terug en de samenwerking stagneert.
Dit is het punt waar het écht pijn gaat doen in de portemonnee. Een stagnerend project kost simpelweg bakken met geld. Als je op dit punt pas ingrijpt, is een ‘normale’ training vaak niet meer genoeg. De sfeer is dan al zo verzuurd dat er bemiddeling nodig is om de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen. Het is een enorme uitdaging om een ontspoord project dan weer op de rit te krijgen zonder nog meer tijd en kapitaal te verliezen.
De Oplossing: Regie nemen door tijdig in te grijpen
De oplossing is simpel, maar wordt vaak over het hoofd gezien: doe waar je goed in bent. Als communicatie binnen een team als een ‘moetje’ wordt ervaren, wordt het nooit effectief. Voorkom dat je in het stadium van bemiddeling terechtkomt door aan de start al keuzes te maken:
- Inventariseer tijdig: Wie heeft de natuurlijke aanleg om mensen mee te nemen in het verhaal?
- Erken de grens: Is diegene niet aanwezig? Schakel dan direct hulp in van een externe professional.
Het organiseren van een communicatietraining bij aanvang van het project of het inzetten van een coach die de groepsdynamiek bewaakt, ontlast de ‘doeners’ en geeft stakeholders de helderheid die ze nodig hebben om het project te blijven steunen. Het is de beste verzekering tegen dure vertragingen.
Loopt jouw project momenteel stroef of voel je de spanningen in het team toenemen? Wacht niet tot de stagnatie je duizenden euro’s kost. Voorkom dat communicatie een conflict wordt.
